Wenn du ein paar Regeln beachtest, erleichterst du dir beim Diktieren die spätere Arbeit. Das ist nützlich beim Archivieren und nachträglichen Abrufen, aber besonders essentiell wenn weitere aussenstehende Personen später damit arbeiten müssen.
Wir vom Diktigeräte Ratgeber möchten in diesem Fall nicht auf spezielle Formalitäten eingehen, wie sie vor Gericht, bei medizinischen Befunden oder Autopsien vorgeschrieben sind. Mit ein paar einfachen Regeln, kannst du jedoch dir jedoch die Arbeit auch im Alltag erleichtern.
- Immer dran denken: Fast immer sprichst du mit deiner Aufnahme zwei Leute an. Zum einen denjenigen, der deine Tonaufnahmen abtippt. Zum anderen dem Leser dieser. Deswegen sind klare und unmissverständliche Anweisungen sehr hilfreich.
- Wenn die Tonaufnahme später abgetippt werden soll, sprich klar, laut und deutlich. Damit der Text später auch wie gewünscht formatiert und strukturiert wird, sagst du am besten Satzzeichen und besondere Textauszeichnungen (zB. fett, kursiv) direkt mit an. Auch bei Absätzen oder Zwischenüberschriften ist eine entsprechende Ansage sinnvoll.
- Um Verständnisproblemen von vorn herein vorzubeugen, nutzt du bei Eigennamen, Straßenangaben und nicht häufig gebrauchten Wörtern das gängige Buchstabieralphabet. Gerade bei Fremdwörter, Begriffen aus anderen Sprachen oder Namen, die verschiedene aber ähnlich klingende Schreibweisen haben, ist das äußerst hilfreich.
- Erkläre direkt auf der Tonspur um welche Art von Schreiben es sich handelt und an wer der Empfänger sein soll (im Büro zusätzlich auch die Position des Empfängers).
- Zusätzlich sind Angaben darüber auf welche Art und Weise die Tonaufnahme versendet werden soll und ob du es optional davor noch einmal Gegenlesen möchtest.
- Möchtest du eine Kopie des abgetippten Textes, vermerke bitte auch dies auf der Tonspur.
- Wenn deine Tonaufnahme nicht maschinell verschriftlich sondern von jemanden abgetippt wird, empfehlen wir immer, dass du deine Kontaktdaten für eventuelle Rückfragen am Ende nennst. Missverständnisse und Unklarheiten lassen sich beim Abtippen somit durch Absprache nach Bedarf am schnellsten aus dem Weg räumen.
- Du beziehst dich bei deinem Memo auf externe Dokumente oder anderweitige Quellen? Nenne auch diese so genau wie möglich um alle Informationen zum Kontext bereit zu stellen. Das macht es für spätere Hörer einfacher Zusammenhänge und Verknüpfungen zu verstehen und Gedankengängen zu folgen.
- Selbstverständlich ist es auch gerade am Anfang wichtig, dass du die abgetippten Texte nochmal gegenliest. So kannst du dich vergewissern, das auch alle Informationen korrekt zu Papier gebracht worden sind.
- Um dich selbst zu trainieren, ist es hilfreich, wenn du deine Gedanken selbst einmal auf ein Diktiergerät sprichst. Ruf ein paar Wochen später diese Tonaufnahme noch einmal ab und versuche diese aufs Papier zu bringen. So bekommst du am schnellsten ein Gefühl dafür, was verständlich ist und wo Fehlerquellen lauern.
